Back-Office & Team Assistenz

Wien, Linz, Österreich, Teilzeit

Terra Mater Studios, eine Tochter von Red Bull, sind spezialisiert auf die Produktion und Distribution von Dokumentarfilmen für Kino, TV und Multimedia Plattformen. Natur, Wissenschaft, Arten- und Umweltschutz sind die Kerngenres. Das österreichische Produktionshaus verfolgt, aber auch andere Stilrichtungen in erfrischend neuen, seriellen Factual Entertainment-Formaten. Für die Kinoleinwand realisieren Terra Mater Studios Filmprojekte vom klassischen Dokumentarfilm über das ‚Wild Drama’, in dem die Natur die Hauptrolle spielt, bis hin zum Spielfilm mit wahrer Geschichte als Grundlage für das Drehbuch. Am eigenen YouTube Channel zeigen Terra Mater Studios exklusiv produzierte Kurzdokus zu den Themen Arten- & Umweltschutz, Natur & Wildlife.

Du bist gut organisiert und schätzt ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet? 

Für unser Office Management und Assistenz-Team am Standort Wien suchen wir Verstärkung in Teilzeit (30 Stunden pro Woche). Wenn du eine strukturierte und engagierte Arbeitsweise mitbringst und Freude daran hast, deine Erfahrung in einem vielseitigen Tätigkeitsbereich einzubringen, möchten wir dich unbedingt kennenlernen.

Diese Position bietet dir die Möglichkeit, dein Organisationstalent und deine Kommunikationsstärke voll auszuspielen. Mit deinem Blick fürs Wesentliche sorgst du dafür, dass der Büroalltag reibungslos verläuft.

Die Rolle

Persönliche Stärken einsetzen

Verantwortungsbereiche und Aufgaben, in denen etwas bewegt werden kann:

# Büroorganisation und Administration

In dieser vielseitigen Position arbeitest du eng mit der Persönlichen Assistenz der Geschäftsführung zusammen und unterstützt sie bei einer Vielzahl von Aufgaben. Dabei übernimmst du die Koordination interner und externer Termine, sorgst für einen reibungslosen Büroalltag und erledigst diverse administrative Tätigkeiten.

Zu deinen Kernaufgaben zählen die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, die Pflege von Datenbanken sowie das Erstellen und Verwalten von Dokumenten und Präsentationen. Darüber hinaus organisierst du Meetings und Konferenzen und stellst sicher, dass diese effizient vorbereitet und durchgeführt werden.

Mit deiner sorgfältigen und strukturierten Arbeitsweise leistest du einen entscheidenden Beitrag zu einem reibungslosen Ablauf der Büroprozesse.

# Reise, Messe- und Eventorganisation

Du spielst eine zentrale Rolle bei der Organisation und Durchführung von Reisen, Messen und Events. Dabei unterstützt du die detaillierte Planung und Buchung von Geschäftsreisen, koordinierst Akkreditierungen für Messen und Festivals und bist verantwortlich für den Versand von Einladungen an die jeweiligen Teilnehmer.

# Team Assistenz

Als Team Assistenz bist du eine wichtige Anlaufstelle für die Departments der Terra Mater und unterstützt bei bereichsübergreifenden Projekten. Dabei stehst du den Teams als verlässliche Unterstützung zur Seite, wenn kurzfristiger Support benötigt wird.

Zu deinen Aufgaben gehört es, projektbezogene Recherchen durchzuführen, Informationen bereitzustellen und operative Tätigkeiten zu übernehmen. Du sorgst dafür, dass die Projektteams bestmöglich entlastet werden und Prozesse effizient ablaufen. Deine hands-on Mentalität und deine lösungsorientierte Arbeitsweise machen dich zu einer wertvollen Unterstützung in dynamischen und zeitkritischen Projektsituationen.

# Festivaleinreichungen und -koordination

Du unterstützt das Team bei der Einreichung von Filmen und Projekten für verschiedene Festivals. Dabei koordinierst du die Materiallieferungen für Screenings, verwaltest Awards und Nominierungen und stehst in engem Austausch mit den Filmteams, um sie über ihre Erfolge zu informieren.

Durch deine effiziente Arbeitsweise stellst du sicher, dass alle Einreichungen fristgerecht und vollständig erfolgen und das Unternehmen auf den Festivals bestmöglich vertreten wird.

Expertise

Hier zählen Erfahrung und bisher erbrachte Leistungen

Für die Rolle relevant:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, als Teamassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere fundierte Erfahrung mit PowerPoint zur Erstellung professioneller Präsentationen
• Interesse am Medienbereich sowie die Bereitschaft, sich in branchenspezifische Themen einzuarbeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen diplomatisch und lösungsorientiert zu agieren
• Hohe Service- und Kundenorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, mit einem Blick fürs Detail und vorausschauendem Handeln
• Freundliches und professionelles Auftreten, verbunden mit einem sicheren Gespür für unterschiedliche Kommunikationsstile
• Engagiert, organisiert und belastbar, auch in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten

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