Kategorie: Arbeitswelt | Lesedauer: 05 min | veröffentlicht am 21. Oktober 2024
Zielgruppe: Arbeitgeber:innen
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Was heißt Onboarding?
Definition
Onboarding ist der systematische und strukturierte Prozess zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen.
Die Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen erfolgt durchs Bereitstellen von Informationen, Schulungen und anderen Kleinigkeiten. Dem Neuzugang soll der Prozess der Integration in seine:ihre neue Umgebung so rasch und angenehm wie möglich gestaltet werden. Wenn das Onboarding reibungslos läuft, stärkt das gleich zu Beginn die Mitarbeiterbindung.
Normalerweise dauert der Onboarding-Prozess zwischen zwei Wochen und einigen Monaten. Onboarding umfasst sowohl die fachliche Einarbeitung in zukünftige Aufgabenbereiche, als auch die soziale Integration ins Kollegium und die Unternehmensstruktur.
Onboarding: Was gehört dazu?
Fachliche Integration
Die fachliche Integration dreht sich darum, den:die neue:n Mitarbeiter:in mit dem neuen Arbeitsbereich vertraut zu machen.
Soziale Integration
Die soziale Integration meint das Knüpfen aller sozialen Kontakte innerhalb des neuen Unternehmens.
Werteorientierte Integration
Die werteorientierte Integration erfolgt, damit neue Mitarbeiter:innen eine Idee der Unternehmensziele, -philosophie und -kultur bekommen.
Wie läuft ein Onboarding ab?
Der Onboarding-Prozess läuft für gewöhnlich in drei Phasen ab.
Phasen des Onboarding
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Erste Phase: Preboarding
Das Preboarding beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und bezeichnet die Phase bis zum eigentlich Arbeitsantritt des:der neuen Mitarbeiter:in.
- Zusenden von wichtigen Informationen: Wie, von wem und wo wird der Empfang am ersten Arbeitstag erfolgen? Außerdem: Grundlegende Infos zur Unternehmenskultur und dem Leitbild.
- Relevante Dokumente einholen: Um die erste Arbeitswoche Ihres:r neuen Mitarbeiter:in stressfrei zu gestalten, ist es ratsam, im Preboarding alle wichtigen Dokumente für die Anmeldung einzuholen.
- Willkommenspaket vorbereiten: Gerade in größeren Unternehmen empfiehlt es sich, ein Willkommenspaket zusammenzustellen. Eine Mappe kann alle wichtigen Auflistungen enthalten: Ansprechpartner:innen, Unternehmensrichtlinien, Punkte zur Unternehmenskultur und eventuell einen Begrüßungsbrief, um die Sache persönlicher zu gestalten. Eine nette Geste: ein kleines Willkommensgeschenk. Trinkflaschen oder Kaffeebecher eignen sich besonders gut.
- Arbeitsplatz einrichten: Wenn der:die neue Mitarbeiter:in die Stelle antritt, sollte sein:ihr Arbeitsplatz fertig eingerichtet sein. Neben dem Schreibtisch, dem Computer und dem Stuhl gehören hier auch Zugänge und Passwörter her.
- Schulungen planen: Überlegen Sie, welche Schulungen der:die neue Kolleg:in brauchen könnte. Planen Sie schon im Preboarding die zu vermittelnden Inhalte.
- Termine festlegen: Zum Preboarding gehört auch die Terminkoordination. Was erwartet den:die neue:n Kolleg:in in der nächsten Zeit? Schulungen, Einführungsgespräche und Meetings sollten klar festgelegt werden, damit alles reibungslos abläuft.
- Einarbeitungsplan erstellen: Der Einarbeitungsplan umfasst alle Aufgaben und Projekte, die der Neuankömmling in der Einarbeitungsphase übernehmen wird. Im besten Fall sind es Aufgaben, die ein Gefühl fürs Unternehmen vermitteln.
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Zweite Phase: Begrüßung
Die Begrüßung des:der neuen Mitarbeiter:in umfasst ungefähr die erste Arbeitswoche. Vom Arbeitsbeginn an ist diese Phase für eine sanfte Aufnahme und das Wohlbefinden des Neuankömmlings von großer Bedeutung.
- Empfang bereiten: Am ersten Arbeitstag wird der:die Neue herzlich empfangen. Vielleicht gibt es eine kleine Willkommensrede? Sie können hier auch das Willkommenspaket überreichen.
- IT einrichten: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, dem:der neuen Mitarbeiter:in alle nötigen Zugänge in IT Programme zu geben und gemeinsam seinen virtuellen Arbeitsplatz zu beziehen.
- Vorstellung im Unternehmen: Den:die Neue:n dem Unternehmen vorzustellen kann in den Rahmen einer Willkommensveranstaltung oder eines gemeinsamen Essens gesetzt werden.
- Prozess besprechen: Optimalerweise hat der Neuankömmling einen Überblick über den bevorstehenden Onboarding-Prozess. Erklären Sie die Schritte, die ihm beim Antritt ins Unternehmen noch bevorstehen.
- Erwartungen abklären: Um Reibung zu vermeiden, macht es Sinn, die gegenseitigen Erwartungen mit dem:der neuen Mitarbeiter:in und dem Team abzusprechen.
- Kommunikation aufrechterhalten: Das A und O für erfolgreiches Onboarding: Kommunikation! Achten Sie darauf, eine offene und kontinuierliche Kommunikation aufrechtzuerhalten.
- Soziale Integration fördern: Überlegen Sie, in welche sozialen Aktivitäten der:die neue Mitarbeiter:in eingebunden werden kann. Vielleicht macht auch das Buddy-System Sinn? – Hier wird dem Neuankömmling ein persönlicher Mentor zur Verfügung gestellt, der anfangs eng mit ihm:ihr zusammenarbeiten wird.
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Dritte Phase: Probezeit
Die Phase der eigentlichen Einarbeitung fällt in die Probezeit des:der neuen Mitarbeiter:in. Ob das Onboarding schon während der Probezeit oder erst mit deren Ende abgeschlossen sein wird, hängt von der Stelle, dem Unternehmen und dem Neuankömmling ab.
- Fachliche Einarbeitung: Während in der zweiten Phase ein grober Überblick vermittelt wird, erfolgt in der Probezeit die vertiefte fachliche Einarbeitung. Arbeitsabläufe werden geläufiger, Projekte erschließen sich.
- Mitarbeitergespräche führen: Auch in der Probezeit ist es wichtig, eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten. In Mitarbeitergesprächen können Sie Feedback einholen und sich ein Bild vom Voranschreiten des Onboarding-Prozess machen.
- Zwischenziele setzen: Damit weiterhin Klarheit herrscht, kann es Sinn machen, klare Zwischenziele zu setzen.
- Teambuilding: In der Phase der Probezeit ist es wichtig, dass der:die neue Mitarbeiter:in ein fester Teil des Teams wird. Betriebsausflüge, Events und gemeinsame Essen sind Maßnahmen für wirksames Teambuilding.
Warum ist Onboarding so wichtig?
Ein guter Onboarding-Prozess bindet den:die neue Mitarbeiter:in gleich viel stärker ans Unternehmen. Und in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Bindung qualifizierter Mitarbeiter:innen von großer Bedeutung.
Wenn das Onboarding reibungslos abläuft, erhöht das die Produktivität des gesamten Unternehmens und trägt zur Fehlervermeidung bei. Das geschieht, weil der:die Neue schon vor Arbeitsbeginn weiß, wie die nächsten Schritte aussehen werden und nicht zuletzt, weil er:sie durch den angenehmen Einstieg motivierter ist.
Ein netter Nebeneffekt des Onboardings: Sie stärken damit Ihr Employerbranding.
Welche typischen Fehler werden im Onboarding-Prozess häufig gemacht?
Wenn im Onboarding-Prozess Fehler passieren, wirkt sich das schnell negativ auf. Bei der:dem neuen Mitarbeiter:in kommt Frust auf, weil es schon beim Einstieg Irritationen gibt. Gerade die erste Phase in einem neuen Umfeld kann sehr prägend sein und hat langfristige Auswirkungen.
Vermeiden Sie also die 3 beliebtesten Onboarding Fehler:
Zu wenig Kommunikation
Natürlich geht es in der Kommunikation in der Preboarding-Phase darum, Informationen rund um den Arbeitsbeginn zu vermitteln. Aber Achtung! Was auch von großer Bedeutung ist: das Vermitteln eines Wir-Gefühls.
Zu viel Information
Dem Fehler des Zu-Wenig an Kommunikation steht der des Zu-Viel direkt gegenüber. Vor allem, was Informationen betrifft, kann man auch über das Ziel hinausschießen. Überhäufen Sie den:die neue:n Mitarbeiter:in, entsteht schnell das Gefühl von Überforderung, was wiederum zu Frust führt.
Zu viel Programm
Machen Sie nicht den Fehler, den Arbeitseinstieg mit zu vielen Veranstaltungen und Terminen zu überladen. Denken Sie daran, den Neuankömmling zwischendurch atmen zu lassen. So entstehen wichtige Freiräume für die Entwicklung, die ganz natürlich in der Kaffeeküche oder beim Smalltalk am Flur geschieht.
FAQs zum Thema
FAQs zum Thema:
1. Frage:
Was versteht man unter Onboarding?
Antwort: Onboarding ist der systematische und strukturierte Prozess zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen.
2. Frage:
Warum ist Onboarding so wichtig?
Antwort: Ein reibungsloser Onboarding-Prozess bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Er stärkt die Motivation und Mitarbeiterbindung des:der Neuen und trägt zur Produktivität bei. Weil von Anfang an Abläufe und Projekte klar kommuniziert werden, kommt es zu weniger Fehlern. Außerdem stärkt gutes Onboarding Ihr Employerbranding.
3. Frage:
Onboarding: Was gehört dazu?
Antwort: Das Onboarding bedeutet Integration eines:r neuen Mitarbeiter:in auf allen Ebenen. Es umfasst die fachliche, soziale und wertorientierte Integration in Ihr Unternehmen.
4. Frage:
Welche Phasen hat der Onboarding-Prozess?
Antwort: Das Onboarding läuft in drei Phasen ab: dem Preboarding, der Begrüßung und der Probezeit. Normalerweise ist der Prozess noch während der Probezeit abgeschlossen.
5. Frage:
Welche Fehler sollte man beim Onboarding vermeiden?
Antwort: Die beliebtesten Onboarding-Fehler, die Sie vermeiden sollten, sind ganz klar: zu wenig Kommunikation, zu viel überfordernde Information und zu viele Termine.
Wir fassen zusammen
Läuft das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen reibungslos ab, wirkt sich das positiv auf Ihr Unternehmen und vor allem auch auf den Neuzugang aus. Achten Sie darauf, in der Preboarding Phase in enger Kommunikation zu bleiben und alle nötigen Infos zu übermitteln. In der Begrüßungszeit können Buddy-Systeme oder Informationsveranstaltungen hilfreich sein. Es sollten außerdem erste soziale Fäden geknüpft werden. In der Probezeit wird die fachliche Einarbeitung abgeschlossen und weiterhin auf Teambuilding gesetzt. Mit einem guten Onboarding ebnen Sie neuen Mitarbeiter:innen den Weg in eine erfolgreiche Zukunft in Ihrem Unternehmen.
